Preparación y dirección de una reunión.
El propósito de la reunión debe elaborarse con madurez para evitar reuniones sin sentido.
1. Antes de que se lleve a cabo la reunion
Número y capacidad de los participantes Es conveniente reducir el número de los participantes para evitar reducir la eficiencia de la reunión. También es necesario armonizar el perfil de los participantes, en particular en lo que se refiere al nivel técnico y político.
Duración: Idealmente, una reunión no debería durar más de 2 horas.
Agenda: La agenda delimita la programación del trabajo en temas correctamente formulados. Es necesario establecer plazos correctos para tratar los diversos puntos de la agenda.
Fecha y reserva de la sala
Esta deberá escogerse la sala en base a las siguientes limitaciones:
- Capacidad de la sala (en términos de cantidad de asientos),
- Dimensiones y forma de la sala (dependiendo de si existen presentaciones o actividades),
- Necesidad de acceso a Internet,
- Necesidad de ordenadores y un equipo audiovisual (video proyector)
Aviso a los participantes
Se deberá distribuir la agenda a todos los participantes, especificando, entre otros detalles, el lugar de la reunión y la hora de inicio y finalización de la reunión. En los casos pertinentes, deberá difundirse un programa que sintetice los servicios principales (metro, paradas de ómnibus, estaciones de trenes) que se encuentran en las proximidades del lugar de reunión.
2. Durante la reunión
Se debe tratar de llevar a cabo los siguientes aspectos
- Discusiones en la mesa redonda.
- Elección de un secretario
- Hoja de firmas
- Resumen de cada informe
- Reseña de la agenda
Cómo elaborar un informe de decisiones
Un "informe de decisiones", creado en forma colectiva por todos los participantes, le permite destacar las decisiones más importantes tomadas durante las discusiones. El informe de decisiones no puede ser meramente pasivo: una persona deberá estar a cargo de la implementación de cada acción y será necesario establecerse un plazo tentativo para cada una.
3. Después de la reunión
Cómo consignar las notas
Se recomienda consignar las notas mientras la reunión todavía está fresca en su mente, es decir inmediatamente después de la reunión, ya que las notas tomadas durante la misma recurren a la "memoria de corto plazo". En particular, las notas deben incluir lo siguiente:
- Tema de la reunión,
- Fecha de la reunión,
- Participantes (y personas ausentes con aviso),
- Orden del día,
- Resumen de cada tema del orden del día,
- Informe de las decisiones.
De no contar con notas, será indispensable crear un informe sencillo de las decisiones.
Las notas tienen varios propósitos:
- Registrar las decisiones.
- Formalizar el trabajo realizado para permitir, por ejemplo, que las personas que no asistieron a la reunión puedan tener conocimiento de lo que sucedió desde el comienzo hasta el final.
- Capitalizar la información para la memoria.
Fuente de información:
http://es.ccm.net/contents/578-como-organizar-una-reunion
Conducta de reunión
En muchas ciudades de Mexico existen instituciones y organismos muy enfocados a los jóvenes emprendedores, donde pueden encontrar comunidades completas de jóvenes, que se encuentran están dispuestos a compartir y trabajar juntos en el desarrollo de nuevas ideas, de nuevos proyectos, de nuevas empresas.
Cualquiera que sea nuestra idea vamos a ocupar desarrollar nuestras habilidades y nuestra capacitación. Para esto se recomienda, primero, los propios sitios de las comunidades de como Make.
Segundo, sitios donde se pueden encontrar cursos de capacitación en línea de naturaleza apropiada muchas disciplinas de desarrollo de habilidades. Recordar también que en Internet existen muchos sitios de tutoriales gratis que nos permiten complementar nuestros conocimientos y también desarrollar nuestras habilidades, incluyendo el más famoso de todos: Youtube.
La segunda etapa del protocolo, considerar dos aspectos. El primero es encontrar un primer mercado apropiado para la distribución de nuestro producto. El segundo aspecto a considerar es lo que se llama Crowdsourcing, es decir, obtener los fondos necesarios para la producción en pequeña, mediana o gran escala de nuestro producto. Los sitios de fondeo más conocidos son Kickstarter, Indiegogo, Fondeadora, Ideame y otros sitios similares.
Fondeadora es un sitio mexicano que incluye apoyo de organizaciones e instituciones gubernamentales para la elaboración de buenos proyectos.
Es considerado como el primer sitio recomendable como prueba de concepto.
En general los elementos que debe contener cualquier proyecto para su presentación en estas plataforma: nombre del proyecto y una frase apropiada y significativa, un vídeo acerca del objetivo, una descripción lo mas completamente posible del proyecto, recompensas a la base de personas que están colaborando o aportando o comprando algún muestra del proyecto
Fuente de información
http://www.mitecnologico.com/contador/Main/LaConductaDeReunionDificultadesLiderLosParticipantes
Dinámicas de grupo
Las Dinámicas de Grupo son técnicas de discusión verbal cuyo objetivo es debatir sobre un tema o resolver un problema de forma grupal, en un período limitado de tiempo (entre 30 y 45 minutos) y dentro de un ambiente de armonía y respeto.
Los tipos de dinámicas mas empleados son el foro, la mesa redonda, el debate, el panel y la tormenta de ideas.
Es importante saber que las dinámicas de grupo no tienen solucion. Al final de la prueba no habrá un ganador o un perdedor, o una opinión más correcta que otra.
Los entrevistadores evalúan las habilidades y actitudes que los candidatos muestran con el resto del grupo durante la resolución de un conflicto o la confrontación de opiniones. Posteriormente, seleccionan a los participantes que han argumentado y defendido mejor su postura, trabajado en equipo y mostrado una actitud correcta en todo momento.
No depende del equipo al que se pertenece, ni del tema de discusión elegido. En todos los grupos aparecen personas más lanzadas y otras más tímidas. Lo importante es ser uno mismo y defender tu postura con elegancia y firmeza. En la mayoría de los casos, la persuasión, la diplomacia, la empatía y la escucha activa son cualidades mejor valoradas que las muestras de egocentrismo y agresividad.
- Ejemplos de dinamicas de grupo
La nasa
Tu equipo aterriza en la luna. Tienes que reparar tu nave en una base que está a 300 km. Te dan una lista con 15 objetos y tienes que enumerar del 1 al 15 por orden de importancia cuál te llevarías. Primero lo haces por separado y luego con tu equipo.
La cárcel
El equipo debe idear la huida de una cárcel donde sus miembros están prisioneros. Se proporcionan diferentes rutas, personas, materiales. Cada opción tiene sus ventajas e inconvenientes.
Fuente de información
http://www.emplea.universia.es/informacion/seleccion/dinamica_grupo/ejemplos/